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Éxito 360
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EL SISTEMA

El sistema de Administración del Tiempo Daniel Cestau Liz Time Management® está constituido por dos cuadernos complementarios.

Daily activity

Daniel Cestau Liz Time Management Daily Activity® es el cuaderno principal del sistema y con el que llevaremos el control de todas las variables diarias, ya sea de nuestras actividades personales como profesionales.

Usaremos un ejemplar cada sesenta días.

Si bien acumularemos seis cuadernos en el año, la intención es la de tener un elemento de trabajo que nos permita la mayor movilidad posible y que no sea una complicación por su tamaño y su peso, en especial, a la hora de trasladarnos.

Annual activity

Annual Activity Goals and Personal Administration® es el módulo complementario del Daily Activity® y unifica así el sistema de Administración del Tiempo Daniel Cestau Liz Time Management®.

Es un material que por seguridad no necesitaremos llevar con nosotros y debería quedar resguardado de nuestra casa u oficina.

En él volcaremos toda nuestra información estratégica desde lo concerniente a la administración de nuestro patrimonio y claves personales hasta la definición de nuestros Objetivos Mensuales y Anuales.

Mientras el módulo Daily Activity® nos apoyará con todo lo necesario para llevar un control pormenorizado de nuestras actividades semanales y del día a día con una vigencia de dos meses, el Annual Activity Goals and Personal Administration® será un soporte anual hasta en los más pequeños detalles de nuestra vida personal y profesional.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA

A continuación, analizaremos en detalle cuál es la utilidad específica de cada una de las hojas que hacen a este sistema integral de Administración del Tiempo poniendo como ejemplo de qué manera las utilizo en particular y aprovecho al máximo personalmente para que a la hora que las comiences a usar la práctica te sea más natural y productiva.

Me gustaría aclarar que el color amarillo de las hojas corresponde a una costumbre que adopté desde el año 1990 cuando me acostumbré a trabajar sobre blocks de hojas rayadas de color optic yellow.

Estos blocks que no se conseguían ni en Argentina, ni Uruguay países donde residía en esos años, los importaba de Estados Unidos cuando durante una década trabajaba en New York adquiriendo mercadería para mis empresas de Venta Directa (Apiani).

Vamos entonces con la especificación del uso de cada uno de estos instrumentos que considero verdaderas herramientas que nos pueden cambiar radicalmente nuestra vida personal y profesional maximizando lo más preciado que tenemos: El Tiempo.

Clip
HOJA DE EVENTOS MENSUALES

1. HOJA DE EVENTOS MENSUALES.

La Hoja de Eventos Mensuales es la que encabeza el sistema y su objetivo principal es que cuentes con un espacio para llevar el control de los eventos importantes y compromisos ineludibles que vas a tener durante cada mes.

En este cuaderno en particular contarás con tres Hojas de Eventos Mensuales destinadas a que puedas ver a simple vista cuáles serán los compromisos de los cuales tendrás que estar pendiente en los próximos 60 días.

HOJA DE LOS DOMINGOS

2. HOJA DE LOS DOMINGOS.

La Hoja de los Domingos es la primera de las Hojas de nuestro sistema que monitoreará tus actividades diarias. La Hoja de los Domingos será vital para la planificación de tu próxima semana.

Aquí podrás llevar el control de todas tus rutinas de éxito: meditación, ejercicios, ayuno, peso, deporte -si lo practicaste-, el detalle de los agradecimientos diarios, a qué hora te levantaste, en qué ciudad amaneciste, las tareas más urgentes que tendrás por delante en la semana, los objetivos de la misma.

Si bien los Domingos son días -al igual que los Sábados- en los que no llevo agenda de mis actividades, son muy útiles para mí las últimas horas del día.

Es en ese momento en particular que me tomo un tiempo importante -antes de ir a descansar- para realizar la Lista de las Tareas más urgentes de las próximas cinco jornadas laborales. UnBalance pormenorizado de lo que aconteció en la semana, aprovechando para adjudicarle un Índice de Productividad a la misma, así como también un Indice de Logros Obtenidos y por último redactando una Breve Historia de lo que me dejó como enseñanza sin olvidar enlistar los puntos que serán importantes cumplir en los próximos días y el desafío más estratégico que deberé enfrentar.

Repaso

En esta Hoja de los Domingos tendrás la posibilidad de repasar, además, con dedicación y tiempo de calidad los tres Diagramas que te presento a continuación y que deberían ser muy útiles para ti:

I. El Diagrama de “Las Siete Llaves del Equilibrio”. Es el Diagrama que te va ayudar a que el día a día y la rutina no te vayan a correr de tu “eje”.

II. El Diagrama de la “Planificación Semanal”. Es el Diagrama que utilizarás para comenzar la nueva semana con la programación y alineación necesaria.

III. El Diagrama para “Prevenir el Declive”. Es el gráfico que te va a prevenir de posibles “caídas”. Algo a lo que todos estamos de alguna manera propensos luego del esforzado ca- mino que nos llevó a lograr los objetivos.

HERRAMIENTA 1: “LAS SIETE LLAVES DEL EQUILIBRIO”.

I. DIAGRAMA 1: “LAS SIETE LLAVES DEL EQUILIBRIO”.

1. Mente-Físico-Espiritualidad: Es la llave que te recordará que debes diariamente Meditar, Agradecer y Visualizar.

2. Vitaminas-Prevención: Es la llave que te ayudará a recordar que debes tomar tus vitaminas y estar al pendiente de las consultas con los médicos que forman el equipo que te supervisa en las distintas áreas de tu salud.

3. Familia y Amigos: Es la llave que te hace reflexionar sobre qué es lo verdaderamente importante en tu vida. Tus seres queridos, tus afectos.

4. Maestría Profesional: Esta semana será una nueva oportunidad de seguir creciendo en lo que es tu especialidad hasta que acumules las 10,000 horas que te convertirán en un especialista de primera línea o las 20,000 que te transformarán en un verdadero “Maestro” de esa actividad.

5. Cero Deudas-Equilibrio: Es la llave que te recuerda la necesidad de cumplir con todos los compromisos adquiridos, no tener deudas y cuidar de gastar menos de lo que generas.

6. Algo Nuevo-Movimiento: Es la llave que no deja que te olvides que debes estar en continuo movimiento buscando la próxima oportunidad en tu vida y que debes obligadamente definir esa nueva área donde serás pionero.

7. Cambiar algo para Mejor: Es la llave que te llevará a que esta semana dejes algo mejor de lo que lo encontraste y además que hayas -con ahínco- buscado cambiar algo para mejor en la vida de alguna otra persona.

HERRAMIENTA 2:  “LOS 6 PASOS DEL DISEÑO SEMANAL”.

II. DIAGRAMA 2: “LOS 6 PASOS DEL DISEÑO SEMANAL”.

1. ¿Qué busco?: Es el paso que te llevará directamente a repasar y tener muy presente cuál es la Visión y Misión que has definido para tu vida.

2. Puntaje Semanal: Es importante que evalúes tu desempeño durante la semana pasada para hacer un balance de tu gestión en este paso en particular.

3. Desafíos Personales y Profesionales: Para cumplir con este paso debes definir cuáles serán en la próxima semana tus tres de- safíos personales y cuáles serán tus tres desafíos profesionales.

4. Lo más Importante: Este paso te ayudará a pensar que esta semana tienes que definir y llevar adelante una tarea estratégica que al final del año será una de las 52 acciones importantes que convertirán el periodo en uno de los mejores a la hora de medir tu desempeño.

5. Mi Equilibrio. Las Siete Llaves: En este paso debes mentalmente, con cuidado y reflexión revisar las Siete Acciones que te ayudarán a mantenerte en tu eje para lo que cuentas con el Diagrama I.

6. Visualizar la Semana: Es el paso que te desafiará a que imagines cada cosa que vas a hacer esta próxima semana repasando mentalmente los desafíos que tienes por delante para enfrentar y superar.

HERRAMIENTA 3: PREVENIR EL DECLIVE

III. DIAGRAMA 3: “PREVENIR EL DECLIVE”.

1. Se consiguieron los Objetivos: Has llegado hasta el preciso lugar que habías soñado. Ya estás parado en el “Punto B”. No es una casualidad, ha sido producto de una certera plani- ficación estratégica, ejecutada con preparación, esfuerzo e inteligencia.

2. Se fue perdiendo la Humildad: El haber “llegado” muchas veces lleva al ganador a mirar desde arriba al que aún no lo ha podido lograr.

3. Se fue abandonando el esfuerzo por ser el Mejor: Es ni más ni menos que esas “vacaciones” que seguramente te regalaste para festejar después del logro. En oportunidades estas se extienden y corres peligro de perder la oportunidad de regresar a la competencia con el ritmo necesario para volver a destacarte.

4. El Entrenamiento ya no ha sido algo Importante: Puedes llegar a sentir que al haber logrado tus objetivos con la preparación que traías -que te insumió mucho esfuerzo- te permitirá seguir mante- niéndote en la cumbre sin continuar sacrificándote de la misma manera. Olvidas que los logros los alcanzaste por haberte preparado sin pausa.

5. Sin darse cuenta llegó la Obsolescencia: Es producto de haber dejado de hacer lo que te llevó directamente a alcanzar tus metas ya que lo verdaderamente importante no es llegar sino mantenerse.

Habiéndole dedicado un tiempo de calidad durante el día Domingo a este análisis ya podrías comenzar el lunes con tu rutina de Meditación y Ejercicios: Agradecimientos y Visualización, con tu cabeza totalmente despejada, dejando cerrado por completo el ciclo anterior -semana que pasó- y con todas las decisiones tomadas para ir directamente y sin interrupciones por los desafíos que te has marcado para los próximos cinco días hábiles.

HOJA SEMANAL

3. HOJA SEMANAL.

La Hoja Semanal te permitirá tener una visión sistémica de las obligaciones de agenda que tendrás en los próximos cinco días hábiles. Con una sola mirada verás cómo está cargada tu semana de actividades y en qué horarios. La página incluye el número de semana y el es- pacio necesario para plasmar los Objetivos que te hayas propuesto para este periodo de las cinco jornadas laborales posteriores al fin de semana.

HOJA DE PROYECTOS

4. HOJA DE PROYECTOS.

La Hoja de Proyectos es un clásico en mi organización personal. No recuerdo en qué mo- mento comencé a usar estas Hojas en las que dibujaba rectángulos y anotaba adentro de cada uno los Proyectos que estaba desarrollando en ese momento. Al igual que la Hoja de Tareas, la Hoja de Proyectos te quitará un enorme peso de encima al poder ver todos los emprendimientos que traes en este momento plasmados delante de tus ojos.

HOJA DE TAREAS

5. HOJA DE TAREAS.

La Hoja de Tareas ha sido una necesidad personal en mis esquemas de administración desde hace tiempo. Su objetivo es el de permitirte “viajar más liviano” sin perder el control de tus pendientes.

HOJA DE LLAMADOS

6. HOJA DE COMUNICACIONES TELEFÓNICAS.

Semanalmente tendrás una lista de por lo menos 75 llamados telefónicos con el objetivo de dar seguimiento a tareas profesionales y también para reactivar tu red de relaciones con contactos locales o del exterior. Esta lista es indistinta a las comunicaciones que harás diaria mente por motivos personales o profesionales.

HOJA DE VIAJES

7. HOJA DE VIAJES.

La Hoja de Viajes contendrá la información detallada de todo lo relacionado al viaje que pudieras realizar. Habrá una Hoja de Viajes por semana.

HOJA DIARIA

8. HOJA DIARIA.

La Hoja Diaria es de alguna manera la página más importante de este Sistema de Administración del Tiempo ya que busca ayudarte a cumplir con todas tus obligaciones, ya sean personales como profesionales dentro de la jornada. Control de tus Rutinas de Éxito -meditación, agradecimientos, visualización, actividad física, control de peso, ayuno, capacitación-, comunicaciones, agenda diaria, tareas que debes ejecutar en la jornada, lo que estás leyendo, el logro del día, masajes, compras pendientes, tareas que traes del día anterior, control de la alimentación, etc. Esta Hoja Diaria además será un archivo histórico invalorable si por alguna razón en el futuro debes retroceder en el tiempo para buscar alguna información en particular que puedas necesitar.

En el dorso de cada una de las Hojas Diarias encontrarás también el espacio necesario para anotar las Tareas ejecutadas, los Objetivos cumplidos, los Pagos realizados y un espacio para las Notas que puedas tomar dentro de las veinticuatro horas que han transcurrido.

HOJA DE LOS SÁBADOS

9. HOJA DE LOS SÁBADOS.

El Sábado es un día que disfruto de tenerlo completamente libre, al igual que el Domingo y no agendo habitualmente ningún tipo de actividades, ni pienso en las Tareas Pendientes que pueda tener por delante.

La Hoja correspondiente a esta jornada te apoyará únicamente en tus Rutinas de Éxito de la mañana y contarás con un espacio de “ayuda memoria” para escribir tus ideas o gráficos, si así lo desearas.

HOJA DE EVENTOS MENSUALES

1. HOJA DE EVENTOS MENSUALES.

La Hoja de Eventos Mensuales es la que encabeza el sistema y su objetivo principal es que tengas un espacio para anotar los eventos importantes de los que vas a estar pendiente durante cada uno de los doce meses del año.

En este cuaderno contarás con doce hojas representativas de todo el año para que puedas ver a simple vista cuáles son los compromisos venideros y tener de esta forma una visión sistémica de tus próximos meses.

HOJA DE PROYECTOS

2. HOJA DE PROYECTOS.

Tal como te lo explicaba en el cuaderno anterior el objetivo de esta Hoja es que tengas frente a tus ojos el detalle de los Proyectos que traes gestionando o incluso en la mente. De esta manera plasmando la información en esta Hoja estarás “viajando más liviano” y además al verlos en perspectiva incrementarás tu creatividad y tu visión estratégica sobre los mismos.

HOJA DE OBJETIVOS MENSUALES

3. HOJA DE OBJETIVOS MENSUALES.

La definición de Objetivos claros es la primera de las que considero mis “Leyes del Éxito” y no podía faltar en este sistema de Administración del Tiempo un apartado especial para que puedas definir tus Objetivos Mensuales. Junto con el Tablero de los Sueños marcarán el ho rizonte hacia el que deberás orientarte en el camino que estás construyendo.

HOJA DE TAREAS

4. HOJA DE TAREAS MENSUALES.

La Hoja de Tareas Mensuales ha sido otra necesidad de mi organización personal desde hace años. En esta Hoja anotarás todas las tareas que tienes por delante para cumplir en los próximos treinta días e irás marcando las que vayas cumpliendo.

HOJA DE OBJETIVOS ANUALES

5. HOJA DE OBJETIVOS ANUALES.

Con la misma utilidad que la Hoja número 3 -la Hoja de Objetivos Mensuales-, pero con otro diseño gráfico y material que la identifica con mayor importancia, en esta Hoja -que te acompañará durante los 365 días del año- anotarás con detalle tus Metas del presente año.

LA RUEDA DE LA VIDA

6. LA RUEDA DE LA VIDA.

La Rueda de la Vida como herramienta para el cambio es un poderoso ejercicio al que podrás recurrir en cualquier momento sobre todo cuando sientas que algo no está funcionando como correspondería en tu vida.

La Rueda de la Vida es una herramienta que te permitirá introducir el equilibrio en tu existencia. Mediante este Diagrama podrás identificar las verdaderas áreas de oportunidad ya que lograr el equilibrio debe ser tu principal desafío.

Con la Rueda de la Vida podrás observar el Nivel de Satisfacción con el que cuentas en el momento presente en cada área importante de tu vida tal como: Economía, Salud, Entretenimiento, Trabajo, Pareja, Familia, Amigos y Desarrollo Personal.

Cada una de estas áreas deberá ser valorada por ti con un número del 1 al 10, que irá variando acorde a cuán satisfecho te sientas con cada parte de la Rueda a medida que pasen los meses.

EL TABLERO DE MIS SUEÑOS

7. EL TABLERO DE LOS SUEÑOS.

El Tablero de los Sueños es una herramienta importantísima de la que dispondrás en este sistema para ayudarte a enfocarte en la vida que deseas para ti y tus seres queridos.

Antes de construir tu Tablero debes pensar con claridad qué es lo que deseas.

Debes tomarte el tiempo necesario para definir con exactitud dónde te encuentras hoy y adónde quisieras llegar.

Una vez que tengas claro qué deseas atraer a tu vida, comenzarás a construirlo pegando las fotos que te inspirarán para lograrlo...

- Definiendo el área de tu vida que quieras cambiar.

- Detallando en qué deseas mejorar.

- Analizando dónde te encuentras ahora y adónde tienes el plan de llegar, y...

- Enumerando qué es puntualmente lo que deseas alcanzar.

HOJA DE UNA ACCIÓN POR DÍA

8. HOJA DE UNA ACCIÓN POR DÍA.

Pequeñas decisiones a lo largo del año harán al final del mismo una gran diferencia en su conjunto. Sin darnos cuenta vamos cambiando nuestra vida y la de los que nos rodean haciendo pequeñas acciones diarias que dejaremos detalladas en este documento.

HOJA DE GRANDES MOMENTOS

9. HOJA DE GRANDES MOMENTOS.

Al igual que en el cuento del “El Buscador” anotarás en esta Hoja los sucesos que se irán presentado en tu vida y serán de suma importan- cia para ti.

Ese tipo de eventos en los que disfrutas a más no poder, te ríes a carcajadas, recibes o das cariño y amor, esos momentos que recordarás durante mucho tiempo en tu vida. Momentos que hayas compartido con tus padres, tus hijos -si los tuvieras-, tu pareja o tus queridos amigos.

HOJA DE PLANILLAS ADMINISTRATIVAS

10. HOJA DE FINANZAS Y GESTIÓN GENERAL.

Estas son las páginas que te ayudarán a llevar el Control Integral de todas las variables que hacen al movimiento habitual de tu “Family Office”.

Están diseñadas de tal modo que podrías -en la primer Hoja de cada segmento- pegar una impresión del Excel que normalmente llevas en tu laptop de cada uno de los temas importantes que hacen a tu Administración Personal. Información sobre tus Cuentas Bancarias, Tarjetas de Crédito, Pagos Mensuales Fijos y Variables, Compromisos con fechas de vencimiento, Administración de Propiedades y Vehículos, Pólizas de Seguros y Claves Personales. A su vez, pensé en incluir la opción -en su contracara- de poder hacer las anotaciones o los agregados correspondientes y dos planillas más para que puedas cargar los datos manualmente si así lo desearas.

Vamos a revisar juntos las Hojas que hacen a este apartado de Finanzas y Gestión General en detalle:

a. Cuentas Bancarias.
En esta Hoja detallarás la información de las cuentas en las Instituciones Financieras con las que trabajas asiduamente.

b. Tarjetas de Crédito.
En esta Hoja detallarás los datos de todas las Tarjetas de Crédito y Débito que manejas.

c. Pagos Mensuales.
En estas Hojas detallarás los Pagos Fijos y Variables que efectuarás mes a mes. Para esto contarás con dos estructuras gráficas diferentes y complementarias. Una en la que a simple vista verás los compromisos anualizados y la otra que te ofrecerá una Hoja por cada mes del año para que lleves control de no solamente los Pagos Fijos y Variables sino también de los que hayan surgido únicamente por ese mes.

d. Compromisos Pendientes.
En esta Hoja detallarás los compromisos asumidos y que tienes que cumplir en fecha con sus correspondientes vencimientos.

e. Administración de Propiedades.
En esta Hoja detallarás los datos completos de las propiedades que constituyen tu patrimonio.

f. Administración de Vehículos.
En esta Hoja detallarás los datos actualizados de cada uno de tus vehículos.

g. Pólizas de Seguros.
En esta Hoja detallarás cada una de las Pólizas de Seguros de tus bienes con sus vencimientos correspondientes.

h. Claves Personales.
En esta Hoja detallarás tus Claves Personales. Es importante tomar los recaudos necesarios para protegerlas.

Hojas de Notas

11. HOJA DE NOTAS

Estas Hojas tienen como objetivo principal que puedas anotar ideas, apuntes Resultado de Conferencias y Comunicaciones Telefónicas realizadas, Diagramas de Nuevos Proyectos, Listados de Tareas Urgentes a “mano alzada”, Recordatorios de “última hora”, etc.

Ahora sí, con esta información que acabas de revisar cuentas con todo lo necesario para empezar a usar esta nueva tecnología que -estoy convencido por mi experiencia al usarla diariamente- va a mejorar muchas áreas de tu vida que hoy tal vez, no estén organizadas estratégicamente en profundidad como deberían con el fin de acercarte más a alcanzar cada uno de los objetivos que te has propuesto.

Vale aclararte, que es aconsejable que comiences a operar Daniel Cestau Liz Time Management® para su mayor aprovechamiento un día Domingo.

“El tiempo no es un problema es que no nos han enseñado cómo organizarlo… Les recomiendo que aprendan a cuidar los segundos, así las horas se cuidarán solas”. Lord Chesterfield

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